Datenschutzerklärung Kundenportal und App

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Kundenportal und in der App ist:

Future Machine Labs GmbH
Zimmerstraße 79-80
10117 Berlin

Telefon: +49 30 7566 8290
E-Mail: info@fm-labs.de

Geschäftsführer: Nick Nidens
Handelsregister: HRB 260051, Amtsgericht Charlottenburg

Für Datenschutzanfragen erreichen Sie uns unter: datenschutz@fm-labs.de

2. Das Wichtigste in Kürze

• Wir verarbeiten Ihre Kontodaten (Name, E-Mail-Adresse, Organisation), damit Sie die Maschinen Ihrer Organisation sehen und sich an unseren Support wenden können.
• Die Daten der Maschinen gehören zu Ihrer Organisation. Personenbezogen sind sie dort, wo sie einer Person zugeordnet sind – etwa wer eine Meldung verfasst oder eine Reinigung gestartet hat. Das sehen auch andere Nutzer Ihrer Organisation.
• Ihr Passwort speichern wir nie lesbar. Die Anmeldeschlüssel liegen im Web-Portal in Cookies, die nur unser Server lesen kann, in der App im iOS-Schlüsselbund.
• Zur Nutzungsanalyse setzen wir PostHog (EU-Cloud) ein und verknüpfen die Nutzung mit Ihrem Konto. Ihr Bildschirm wird weder im Portal noch in der App aufgezeichnet (Abschnitt 3.9).
• Keine Werbung, kein Verkauf von Daten, kein Tracking über Apps oder Websites anderer Anbieter.
• Unsere Server stehen bei Vercel (Server-Funktionen in Frankfurt am Main) und bei Microsoft Azure (Region Westeuropa).

3. Welche Daten wir verarbeiten, wozu und auf welcher Grundlage

3.1 Ihr Konto

Ihr Konto legen wir für Ihre Organisation an. Gespeichert werden Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, die Organisation, zu der das Konto gehört, Ihr Zugriffsumfang (die ganze Organisation oder bestimmte Standorte), der Status des Kontos und der Zeitpunkt Ihrer letzten Anmeldung. Ihr Passwort legen Sie selbst fest; wir speichern es ausschließlich als kryptografischen Hashwert (scrypt).

Ihre Einladung enthält einen Link, der einmal verwendbar und 72 Stunden gültig ist. Haben Sie Ihr Passwort vergessen, vermerken wir Ihre Anfrage, und unser Team lässt Ihnen einen neuen Link zukommen, der eine Stunde gültig ist.

Zweck ist, Ihnen den Zugang zu den Daten Ihrer Organisation zu geben, den Ihre Organisation mit uns vereinbart hat. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Sie selbst unser Vertragspartner sind, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: unser berechtigtes Interesse und das Ihrer Organisation, den von ihr benannten Personen den vereinbarten Zugang bereitzustellen.

3.2 Anmeldung und Sitzung

Nach der Anmeldung erhalten Sie zwei Schlüssel: einen Zugangsschlüssel, der derzeit 15 Minuten gilt, und einen Erneuerungsschlüssel, der derzeit 30 Tage gilt und bei jeder Verwendung durch einen neuen ersetzt wird. Auf unseren Servern speichern wir den Erneuerungsschlüssel nur als Hashwert, zusammen mit einer Gerätebezeichnung („Kundenportal Web“ bzw. dem Modell Ihres Geräts, z. B. „iPhone 15 Pro“), dem Ablaufzeitpunkt und gegebenenfalls dem Zeitpunkt der Abmeldung.

Im Web-Portal liegen diese Angaben in Cookies, die nur unser Server lesen kann (httpOnly) – weder Skripte auf der Seite noch Dritte haben Zugriff:

In der App liegen die Schlüssel ausschließlich im iOS-Schlüsselbund – nur auf diesem Gerät, nur bei entsperrtem Gerät lesbar und nicht in Backups enthalten.

Beim Abmelden machen wir die Sitzung auf unserem Server ungültig und entfernen die Schlüssel von Ihrem Gerät. Setzen Sie Ihr Passwort neu, beenden wir alle anderen Sitzungen Ihres Kontos.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO (ein sicherer Zugang). Das Speichern der Schlüssel auf Ihrem Gerät ist für den von Ihnen genutzten Dienst unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

3.3 Daten Ihrer Maschinen

Portal und App zeigen die Daten der Maschinen Ihrer Organisation: Status, Reinigungsläufe und gereinigte Flächen, Karten und Grundrisse, Störungen und Reinigungspläne. Diese Daten erhalten wir von den Maschinen und den Cloud-Diensten ihrer Hersteller. Sie beziehen sich auf Maschinen und Standorte, nicht auf Personen. Personenbezogen werden sie, wo sie einer Person zugeordnet sind:

• Reinigung starten: Ist diese Funktion für Ihre Organisation freigeschaltet und starten Sie eine Reinigung, speichern wir, welches Konto sie wann an welcher Maschine gestartet hat. Andere Nutzer Ihrer Organisation sehen bei diesem Reinigungslauf Ihren Namen bzw. Ihre E-Mail-Adresse. Der Befehl an die Maschine enthält keine Angaben zu Ihrer Person.
• Einstellungen: Ändert ein Konto mit Zugriff auf die ganze Organisation eine Einstellung der Organisation (z. B. die Grenze zwischen Früh- und Spätschicht), protokollieren wir, wer sie wann geändert hat.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO (Erfüllung des Vertrags mit Ihrer Organisation; Nachvollziehbarkeit von Befehlen an Maschinen).

3.4 Meldungen an unseren Support

Im Web-Portal senden Sie eine neue Meldung direkt: Thema, Ihren Text, Standort und Maschine, ob Sie einen Rückruf wünschen, bis zu vier Fotos sowie – automatisch ergänzt und für Sie vor dem Senden sichtbar – den Zustand der Maschine zum Zeitpunkt der Meldung. Als Absender fügen wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Organisation hinzu. Fotos werden so übertragen, wie Sie sie auswählen, einschließlich darin gespeicherter Metadaten wie Aufnahmezeit oder Aufnahmeort, sofern Ihr Gerät diese einbettet.

In der App wird eine neue Meldung als Nachricht vorbereitet, die Sie selbst per WhatsApp oder E-Mail an uns senden (Abschnitt 3.12). Die App überträgt eine neue Meldung nicht selbst.

In beiden können Sie auf bestehende Meldungen antworten (Text und bis zu vier Fotos) und eine Meldung als gelöst markieren oder wieder öffnen, jeweils mit einem Kommentar. Die App verkleinert Fotos vor dem Senden und speichert sie neu im JPEG-Format.

Meldungen, Antworten und Fotos speichern wir auf unseren Servern bei Microsoft Azure (Region Westeuropa). Daraus legen wir ein Ticket in unserem Helpdesk-System (Odoo) an bzw. ergänzen es. Unser Support-Team wird in unserem internen Chat-Dienst Slack benachrichtigt – mit Thema, Organisation, Standort, Maschine, Ihrem Namen (ersatzweise Ihrer E-Mail-Adresse) und einem Auszug Ihres Textes, ohne Fotos. Die Antworten unseres Supports sehen Sie im Portal und in der App.

Wer Ihre Meldungen sieht: unser Support-Team und alle Nutzer Ihrer Organisation, die den betreffenden Standort sehen dürfen – einschließlich Ihres Namens als Verfasser.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO (Bearbeitung von Service-Anliegen im Rahmen des Vertrags mit Ihrer Organisation).

3.5 Feedback

Über „Feedback“ teilen Sie uns Ihre Meinung zum Portal mit. Gespeichert werden Ihre Antworten (z. B. Kategorie, Bewertung, Ihr Text und ob wir Sie dazu kontaktieren dürfen), Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Organisation, die Seite, von der aus Sie Feedback gegeben haben, und die technische Kennung Ihres Browsers bzw. Ihrer App (User-Agent). Wir lesen das Feedback auf unserer Plattform; es wird an keine anderen Systeme weitergeleitet. Die Angabe ist freiwillig. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser Interesse, das Portal zu verbessern).

3.6 Neuigkeiten

Wir speichern, welche Neuigkeiten Sie wann gelesen haben, damit Portal und App ungelesene Beiträge markieren können. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

3.7 Daten auf Ihrem Gerät

Erscheint das Portal im Erscheinungsbild Ihrer Organisation, merkt es sich Farbe, Namen und Logo-Version Ihrer Organisation, damit die Seite sofort richtig angezeigt wird – im Web-Portal im Cookie kp_brand, in der App im App-Speicher. Die App speichert außerdem angezeigte Bilder zwischen (Fotos aus Meldungen, Bilder aus Neuigkeiten, Logos). Beim Abmelden entfernt die App diese Daten und den Zwischenspeicher; das Web-Portal löscht seine Cookies. Zur Kennung von PostHog siehe Abschnitt 3.9.

3.8 Protokolle

Jede Anfrage an unsere Schnittstelle protokollieren wir mit Zeitpunkt, Konto, aufgerufener Funktion, Ergebnis, Dauer, IP-Adresse und User-Agent. Bei Anfragen aus dem Web-Portal ist das die IP-Adresse unseres Portal-Servers – Ihre eigene IP-Adresse verarbeitet dort unser Hosting-Anbieter Vercel (Abschnitt 3.11); bei der App ist es die IP-Adresse Ihres Geräts. Anmeldungen und fehlgeschlagene Anmeldeversuche, abgelehnte Zugriffe und das Starten einer Reinigung halten wir zusätzlich in einem Prüfprotokoll fest, ebenfalls mit IP-Adresse.

Zweck sind der sichere Betrieb, die Fehlersuche und der Schutz vor Missbrauch. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

3.9 Nutzungsanalyse mit PostHog

Um zu verstehen, wie Portal und App genutzt werden, und um Fehler zu finden, setzen wir PostHog ein, einen Analysedienst der PostHog, Inc., 2261 Market Street #4008, San Francisco, CA 94114, USA. Wir verwenden ausschließlich die EU-Cloud von PostHog: Die Analysedaten werden auf Servern in der Europäischen Union (Frankfurt am Main, AWS eu-central-1) verarbeitet und gespeichert; eine Übermittlung in die USA findet für die Analysedaten nicht statt.

Nach Ihrer Anmeldung verknüpfen wir die Nutzung mit Ihrem Konto: PostHog erhält Ihre E-Mail-Adresse (als Kennung), Ihren Namen und Ihre Organisation. Zusätzlich speichert PostHog eine zufällige Kennung auf Ihrem Gerät – im Web-Portal in einem Cookie bzw. im lokalen Speicher des Browsers, in der App im App-Speicher. Nach dem Abmelden wird die Verknüpfung zurückgesetzt. PostHog verarbeitet dabei auch die IP-Adresse Ihres Geräts, etwa für eine grobe Standortangabe.

In der App erfasst PostHog:

• welche Bildschirme Sie aufrufen – mit deren Adresse, die die Seriennummer einer Maschine oder die Kennung eines Standorts enthalten kann,
• Ereignisse der App wie Installation, Aktualisierung, Öffnen und Wechsel in den Hintergrund,
• welche Bedienelemente Sie antippen – nicht, was Sie eingeben,
• technische Angaben wie Gerätemodell, Betriebssystem- und App-Version.

Im Web-Portal erfasst PostHog:

• welche Seiten Sie aufrufen, mit der vollständigen Adresse – einschließlich Seriennummern von Maschinen und Kennungen von Standorten – und wann Sie eine Seite verlassen,
• Klicks und andere Interaktionen mit Elementen der Seite, einschließlich deren sichtbarer Beschriftung,
• technische Angaben wie Browser, Betriebssystem und Bildschirmgröße.

Eine Aufzeichnung Ihres Bildschirms oder Ihrer Sitzung findet weder im Portal noch in der App statt.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, Portal und App anhand ihrer tatsächlichen Nutzung zu verbessern, Fehler zu finden und unsere Kunden gezielt zu unterstützen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sie können dieser Verarbeitung jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO); eine Nachricht an datenschutz@fm-labs.de genügt.

3.10 App-Updates

Kleine Updates der App liefern wir über den Update-Dienst EAS Update unseres Entwicklungswerkzeugs Expo (650 Industries, Inc., USA). Beim Start fragt die App dort nach einem Update; dabei werden Ihre IP-Adresse, eine zufällige Kennung dieser App-Installation, Plattform und App-Version übertragen. Expo erfährt nicht, wer Sie sind. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser Interesse, Fehler schnell beheben zu können).

3.11 Hosting

Portal und Schnittstelle (app.daedalus.fm, daedalus.future-machines.com) betreiben wir bei Vercel Inc., 440 N Barranca Avenue #4133, Covina, CA 91723, USA; die Server-Funktionen laufen in der Region Frankfurt am Main. Bei jedem Aufruf verarbeitet Vercel technische Daten wie IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Browser und Betriebssystem und speichert sie in Server-Logdateien. Vercel ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; ergänzend stützen wir die Datenübermittlung in die USA auf die EU-Standardvertragsklauseln.

Datenbank, Speicher für Fotos und den Dienst, der Meldungen entgegennimmt, betreiben wir bei Microsoft Azure (Microsoft Ireland Operations Ltd.) in der Region Westeuropa (Niederlande).

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (zuverlässiger und sicherer Betrieb). Beide Anbieter verarbeiten die Daten in unserem Auftrag (Art. 28 DSGVO).

3.12 Kontakt per E-Mail oder WhatsApp

Unseren Support erreichen Sie per E-Mail an support@fm-labs.de und per WhatsApp unter +49 158 8865 7196 (nur WhatsApp, keine Telefonleitung). In der App senden Sie eine neue Meldung auf einem dieser Wege. Wir verarbeiten Ihre Nachricht und Ihre Kontaktdaten – bei WhatsApp auch Ihre Telefonnummer und Ihren WhatsApp-Profilnamen – zur Bearbeitung Ihres Anliegens (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO).

Unser E-Mail-Postfach betreibt Google (Google Workspace, Google Ireland Limited) in unserem Auftrag. WhatsApp ist ein Dienst der WhatsApp Ireland Limited (Meta). Nutzen Sie WhatsApp, gelten zusätzlich deren Datenschutzbestimmungen; Meta kann dabei Daten in die USA übermitteln. Die E-Mail steht Ihnen als Alternative immer offen.

3.13 Einladungs-E-Mails

Einladungen versenden wir von noreply@future-machines.com über Azure Communication Services (Microsoft, Datenspeicherort Europa). Die E-Mail enthält Ihren Namen, den Namen und gegebenenfalls das Logo Ihrer Organisation, Ihren persönlichen Einladungslink und gegebenenfalls Bilder einer Auswertung der Maschinen Ihrer Organisation. Jeden Versand protokollieren wir mit Empfänger, Zeitpunkt und Ergebnis. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO.

3.14 App Store

Die App laden Sie über den App Store von Apple herunter; Testversionen verteilen wir über Apples TestFlight. Für Download und Aktualisierung über den App Store gelten Apples eigene Datenschutzbestimmungen; Apple ist dafür selbst verantwortlich. Haben Sie in den Einstellungen Ihres iPhones zugestimmt, Analysedaten mit App-Entwicklern zu teilen, stellt Apple uns Absturzberichte und Nutzungsstatistiken ohne Bezug zu Ihrer Person zur Verfügung.

4. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Diese Dienstleister verarbeiten Daten in unserem Auftrag (Art. 28 DSGVO):

Bei Future Machines haben Mitarbeiter aus Support, Kundenbetreuung und Technik Zugriff, soweit sie ihn für ihre Aufgaben benötigen. In Ihrer Organisation sehen andere Nutzer, wer eine Meldung verfasst oder eine Reinigung gestartet hat (Abschnitte 3.3 und 3.4). Eigenständig verantwortlich sind Apple (App Store) sowie WhatsApp, wenn Sie es nutzen. Eine Weitergabe zu Werbezwecken findet nicht statt.

5. Übermittlung in Länder außerhalb der EU

Datenbank, Fotos und Analysedaten liegen in der EU. In die USA können Daten gelangen bei Vercel (Hosting), Expo (App-Updates), Slack (Benachrichtigung unseres Supports), Google (E-Mail-Postfach) sowie bei Apple und WhatsApp, soweit Sie deren Dienste nutzen. Grundlage ist der Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework, soweit der Anbieter danach zertifiziert ist, sonst EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

6. Speicherdauer

Wo noch keine automatische Löschung eingerichtet ist, löschen wir Daten, sobald sie für ihren Zweck nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen, sowie auf Ihre Anfrage (Abschnitt 8).

7. Automatisierte Entscheidungen

Wir treffen keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO.

8. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht:

• Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten zu verlangen (Art. 16 DSGVO)
• Löschung Ihrer Daten zu verlangen (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit zu verlangen (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen einzulegen, die auf unserem berechtigten Interesse beruhen, etwa die Nutzungsanalyse (Art. 21 DSGVO)
• eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO), etwa den Zugriff der App auf Kamera und Fotos in den Einstellungen Ihres iPhones
• sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO)

Schreiben Sie dafür an datenschutz@fm-labs.de.

Konto löschen: Ihr Konto legen wir für Ihre Organisation an und verwalten es für sie; die App selbst legt keine Konten an. Für die Löschung schreiben Sie an datenschutz@fm-labs.de oder wenden Sie sich an Ihre Organisation. Wir beenden Ihren Zugang umgehend und bearbeiten die Löschung innerhalb von 30 Tagen, auch bei den eingesetzten Auftragsverarbeitern. Daten, die wir aus gesetzlichen Gründen aufbewahren müssen, sperren wir, statt sie zu löschen.

Zuständige Aufsichtsbehörde:
Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Alt-Moabit 59-61, 10555 Berlin
www.datenschutz-berlin.de

9. Änderungen

Ändert sich, was Portal oder App verarbeiten, passen wir diese Datenschutzerklärung an. Es gilt die jeweils aktuelle Fassung; Sie finden sie in der App unter „Mehr“ → „Datenschutz“.