Reinigungsnachweis: Was er belegt – und was Maschinendaten wirklich beitragen

Das Leistungsverzeichnis – kurz LV – ist das Dokument, an dem alles andere hängt. Es listet die Flächen nach ihrer Nutzung gruppiert und ordnet jeder Position eine Leistung und einen Turnus zu, dazu Zeitfenster, Zuständigkeiten und Mittel. Es ist Vertragsbestandteil und der Maßstab, an dem Mängel später gemessen werden: Ohne präzises LV gibt es nichts, woran Qualität zu messen wäre. Wie detailliert das wird, zeigt ein öffentliches Beispiel. Das Karlsruher Institut für Technologie sortiert die Gebäude auf Campus Nord und Campus Süd in 17 Hauptraumgruppen – Büroräume, Besprechungs- und Schulungsräume, Sozialräume und Teeküchen, Verkehrsflächen, zwei getrennte Sanitärkategorien, Technikräume und Werkstätten, Labore, Sporthalle, EDV- und Kopierräume, Archive, Treppen, Großküche, Speisesaal, Hörsäle, Bibliotheken und Aufzüge – und gibt jeder Gruppe eigene Leistungskennzahlen und einen eigenen Turnus. So sieht „beschrieben“ aus; nach derselben Logik ist unsere Branchenseite Büros aufgebaut.

In dieser Struktur sitzen die beiden Leistungstiefen, die die Rechnung machen. Das KIT definiert die Vollreinigung als das Abarbeiten „eines genau definierten Leistungsverzeichnisses“, wobei Art und Umfang von der Raumgruppe abhängen. Die Sichtreinigung definiert es über den Zustand: „Der Umfang der Reinigung ist abhängig vom Grad der Verschmutzung. Der minimale Arbeitsumfang bei einer Sichtreinigung beinhaltet die Leerung/Reinigung der Müllbehälter und Aschenbecher, der maximale Umfang entspricht je nach Verschmutzungsgrad dem Leistungsvolumen der Vollreinigung.“ Die veröffentlichte Turnustabelle zeigt das Zusammenspiel: Büroräume einmal voll und viermal sicht pro Woche, Verkehrsflächen zweimal voll und dreimal sicht – und in den Sanitärbereichen, die fünfmal wöchentlich voll gereinigt werden, entfällt die Sichtreinigung ausdrücklich. Gesetzlich definiert ist keiner der beiden Begriffe. Genau deshalb muss der Auftraggeber sie schriftlich definieren.

Zwei Wörter vervollständigen den Satz. Der Reinigungsplan übersetzt das LV in den Alltag: welche Fläche, welcher Wochentag, welches Zeitfenster, welches Team, welches Verfahren, welches Mittel. Der Reinigungsnachweis ist der Rückkanal – die Bestätigung, dass eine geplante Leistung erbracht wurde. Alles zusammen ist das, was Auftraggeber meinen, wenn sie von Reinigungsdokumentation sprechen. In den meisten Objekten ist der letzte Teil bis heute Papier, und dort beginnt das interessante Problem.

Der Papiernachweis hält sich aus guten Gründen, und die gehören vor die Kritik. Er kostet nichts, jeder versteht ihn ohne Schulung, er ist für Nutzer sichtbar – was in Sanitärbereichen die halbe Wirkung ausmacht – und er bindet eine Leistung an eine benannte Person zu einer benannten Zeit. Niemand sollte ihn ersatzlos abschaffen.

Die Grenzen sind genauso deutlich. Das Blatt dokumentiert Anwesenheit und einen Zeitpunkt; das Kürzel sagt nichts über den Zustand der Fläche danach. Häufig wird es am Schichtende in einem Zug ausgefüllt, womit die Uhrzeiten eine Formalie sind und keine Aufzeichnung. Nachträglich überprüfbar ist es nicht: Aus einer unterschriebenen Zeile lässt sich nicht rekonstruieren, ob eine Kabine tatsächlich gereinigt wurde. Und es dokumentiert immer nur das, wonach das Formular fragt – das Kürzel, nicht die Abweichung, nicht den Grund, warum das dritte Obergeschoss ausgelassen wurde, weil ein Flur zugestellt war. Als Beleg ist er eine Absichtserklärung, die den Kontakt mit der Schicht überlebt hat.

Dahinter steht eine Unterscheidung, die man kennen sollte, bevor einem jemand ein Reporting-Feature verkauft. Ein Ausführungsnachweis beantwortet die Frage „wurde die Leistung erbracht?“. Eine Qualitätskontrolle beantwortet die Frage „ist das Ergebnis in Ordnung?“. Das sind zwei verschiedene Fragen mit zwei verschiedenen Methoden und zwei verschiedenen Dokumenten. Verwechselt werden sie ständig – in Ausschreibungsunterlagen, in Software-Demos und vor allem im Robotervertrieb, wo ein Streckenprotokoll als Sauberkeitsbeleg präsentiert wird. Das ist es nicht. Es ist der Beleg einer Strecke.

In der Praxis ist Qualitätskontrolle eine Begehung. Objektleitung und Auftraggeber prüfen gemeinsam, ziehen Stichproben je Raumgruppe, halten Mängel mit Frist fest und sehen sie beim nächsten Termin wieder. Die Stichprobe ist der einzige realistische Weg – niemand prüft ein großes Objekt Quadratmeter für Quadratmeter –, und genau deshalb müssen Stichprobenumfang, Bewertungsmaßstab und die Konsequenz eines Mangels vorher im Vertrag stehen. Eine Qualitätskontrolle ohne vereinbarten Maßstab ist ein Gespräch über Geschmack, und es gewinnt, wer die stärkere Verhandlungsposition hat.

Es gibt dafür eine europäische Norm: DIN EN 13549:2001-10, „Reinigungsdienstleistungen – Grundanforderungen und Empfehlungen für Qualitätsmesssysteme; Deutsche Fassung EN 13549:2001“, 21 Seiten, ICS 03.080.30. Laut Beschreibung des Herausgebers formuliert das Dokument Grundanforderungen und Empfehlungen für Qualitätsmesssysteme für Reinigungsleistungen. Zweierlei ist sie nicht: kein Gesetz und nicht automatisch Bestandteil Ihres Vertrags – eine Norm gilt für Sie, wenn Sie sie vereinbaren. Wir zitieren hier ausschließlich Titel und angegebenen Zweck, weil der Normtext kostenpflichtig ist und wir keine Inhalte behaupten, die wir nicht öffentlich belegen können.

Für einen Gebäudetyp geht die deutsche Normung deutlich weiter. Die DIN 77400:2015-09 „Reinigungsdienstleistungen – Schulgebäude – Anforderungen an die Reinigung“ legt laut DIN Mindestanforderungen an die regelmäßige Reinigung fest und enthält eine umfassende Übersicht, welche Oberflächen in Schulen und zugehörigen Sporteinrichtungen wie und wie oft zu säubern sind, dazu eine Leistungsbeschreibung mit Mindesthäufigkeiten für Reinigungsdienstleister und eine Checkliste der Faktoren, die den Reinigungsaufwand beeinflussen. Erarbeitet hat sie der Arbeitsausschuss NA 159-01-20 AA „Reinigungsdienstleistungen“; sie ersetzt die Ausgabe von 2003. Für einen Schulträger ist das der greifbarste Anker, den die deutsche Normung für ein LV bietet – und ein Grund, warum die Nachweisfrage in Schulgebäuden früher auf den Tisch kommt als fast überall sonst. Ob und wie eine Norm Sie bindet, entscheiden Ihr Vertrag und Ihre Vergabestelle, nicht dieser Artikel.

Jede vernetzte Maschine protokolliert ihren Lauf, und die Hersteller sind erfreulich präzise darin, was dieses Protokoll enthält. Nexaro beschreibt den Reinigungsbericht für den NR 1700 so, dass er auf Basis von Zeit, Kunde und Einsatzbereich Angaben zu Reinigungszeit, Reinigungsfläche sowie Start- und Endzeit liefert. Pudu bewirbt den CC1 mit der „Digitalisierung und Visualisierung der Reinigungsergebnisse“: Ein Reinigungsbericht wird automatisch erzeugt, und der Betreiber erhält Echtzeit-Benachrichtigungen inklusive Zeit und gereinigter Fläche. Lesen Sie die Wortwahl genau – „Ergebnisse“ heißt hier Zeit und Fläche. Das ist ein ausgezeichneter Ausführungsnachweis: maschinell erzeugt statt nachträglich unterschrieben, mit Zeitstempel, mit Kartenbezug, und nicht am Schichtende in einem Zug ausfüllbar. Er beantwortet weiterhin die Frage, ob die Maschine gefahren ist.

Die Prüfung des Ergebnisses ist ein eigenes Feature und heute eher Ausnahme als Regel. Pudu beschreibt den CC1 Pro mit der weltweit ersten KI-Kamera an der Rückseite zur Überwachung der Reinigungsleistung in Echtzeit; nach jeder Aufgabe erzeugt er Heatmaps in zwei Ausprägungen – eine hebt die am stärksten verschmutzten Bereiche hervor, eine markiert hartnäckige Flecken, die nach mehreren Reinigungszyklen zurückbleiben – dazu eine Betriebsdatenanzeige mit Aufgabenausführung, Abschlussraten und Wartungshäufigkeit. Das ist der Schritt vom Ausführungs- zum Ergebnisbeleg und das einzige wirklich Neue, das Roboter zu diesem Thema beitragen. Was das kostet und was es nicht mitkauft, führt unser Vergleich CC1 gegen CC1 Pro im Detail aus.

Zwei Grenzen gehören daneben, und wir nennen sie in jedem Vertriebsgespräch. Erstens ist eine Kamera, die Reinigungsergebnisse prüft, eine Kamera in Ihrem Gebäude: Betriebsrat, Datenschutz und die Frage, wo die Daten liegen, gehören vor die Zusage in einer Ausschreibung und nicht danach – unser Artikel zu Datenschutz und Reinigungsrobotern führt dieses Gespräch durch. Zweitens ist ein Maschinenbericht eine unterstützende Dokumentation zu dem Reinigungskonzept, das Sie geschrieben haben; er ersetzt es nie, und keine Behörde zertifiziert eine Maschine als konform mit irgendetwas. Am Beispiel der Lebensmittelhygiene führen wir dieses Argument vollständig in Reinigung im Einzelhandel. Was wir betrieblich beitragen, ist Kontinuität: In unserem Full-Service-Modell werden die Maschinen aus der Ferne überwacht und mindestens einmal pro Woche vor Ort betreut – damit ein Lauf, der seit drei Wochen ausfällt, nicht erst im Audit auffällt.

Öffentliche Auftraggeber haben dafür einen rechtlichen Rahmen, und er weist in eine brauchbare Richtung. § 121 Abs. 1 GWB verlangt, den Auftragsgegenstand „so eindeutig wie möglich“ zu beschreiben, „sodass die Beschreibung für alle Unternehmen im gleichen Sinne verständlich ist“. § 31 Abs. 2 VgV verlangt die Merkmale „in Form von Leistungs- oder Funktionsanforderungen oder einer Beschreibung der zu lösenden Aufgabe, die so genau wie möglich zu fassen sind“, damit Angebote vergleichbar werden. Und § 31 Abs. 6 VgV untersagt den Verweis auf eine bestimmte Produktion, Herkunft, ein besonderes Verfahren, Schutzrechte oder Typen, wenn dadurch bestimmte Unternehmen oder Produkte begünstigt oder ausgeschlossen werden – solche Verweise brauchen den Zusatz „oder gleichwertig“. Die praktische Folge ist sauber: „Wir wollen einen Pudu CC1“ gehört nicht in eine öffentliche Leistungsbeschreibung. „Für Fläche X verlangen wir einen maschinellen Lauf mit Bericht Y, und so ist die Ausnahmebehandlung geregelt“ gehört hinein. Private Auftraggeber sind freier, aber die Logik trägt auch dort, denn ein um ein Fabrikat herum geschriebenes LV lässt sich nicht über Angebote hinweg vergleichen.

Die Fragen, die man Bietern schriftlich stellen sollte, sind unspektakulär und entscheiden das Projekt. Welche Flächen genau sollen autonom gereinigt werden – in Quadratmetern, nach Raumgruppe und nach Bodenbelag – und welche ausdrücklich nicht? Ist die Maschinenklasse vom Hersteller für genau diesen Bodenbelag freigegeben oder nur als „geeignet“ beschrieben? Welches Zeitfenster gilt, und was passiert, wenn die Fläche mit Paletten oder gestapelten Stühlen zugestellt ist? Was genau enthält der gelieferte Bericht – Zeit, Fläche, Karte, und prüft er das Ergebnis oder nur den Lauf –, in welchem Format, in welchem Turnus, an wen, und wie lange aufbewahrt? Wer reagiert, wenn die Maschine nachts um zwei steht: welche Reaktionszeit, welche Eskalation, wessen Personal? Wer füllt, entleert, reinigt und tauscht Verschleißteile, und steckt das im Preis? Was bleibt Handarbeit – Kanten, Sanitärbereiche, Glas, Flächen unter Möbeln – und ist diese Handarbeit im selben LV kalkuliert, damit Sie sie weder doppelt bezahlen noch hinterher feststellen, dass sie niemandem gehört? Und was passiert bei Ausfall: Reparaturzeit oder Austauschgerät?

Eine Warnung aus dem Handwerk selbst gehört hierher. Der Bundesinnungsverband des Gebäudereiniger-Handwerks nennt in seinem Branchenreport 2025 als Beispiel die Schule: „Viele Städte und Kommunen schreiben nach dem ‚Prinzip billig‘ aus, einziges Vergabekriterium ist der Preis.“ Sauberer werde es nur, wenn die öffentliche Hand bereit sei, Reinigungsumfänge zu erhöhen, in Tagesreinigung zu investieren und Werkverträge mit schlechten Dienstleistern zu kündigen. Für die Nachweisqualität gilt dieselbe Regel: Reporting kostet Geld, und wenn es nicht als Zuschlagskriterium gewichtet wird, gewinnt das Angebot ohne. Bevor Sie etwas beschreiben, hilft es zu wissen, welche Maschinenklasse für Ihre Böden überhaupt infrage kommt – das sortiert unser Ratgeber welcher Reinigungsroboter zu welchem Betrieb passt –, was die Kosten tatsächlich treibt, aufgeschlüsselt in was Reinigungsroboter kosten, und wie ein Rollout von der Begehung bis zum unbeaufsichtigten Betrieb abläuft, beschrieben in Reinigungsroboter einführen.

Zuerst die ehrliche Grenze: Eine Abdeckungskarte, die 100 % zeigt, zeigt 100 % der geplanten Route. Sie zeigt nicht 100 % des Raums. Kanten und Sockelleisten, die keine Tellerbürste erreicht, die Streifen unter fest stehenden Möbeln, Treppen, Sanitärbereiche, Glas, Türgriffe und Lichtschalter – nichts davon steckt in den Maschinendaten, weil nichts davon im Auftrag der Maschine steckt. Das ist kein Mangel der Technik, sondern eine Definition, und sie gehört ins LV, damit beide Seiten denselben Bericht gleich lesen.

Die zweite Grenze ist eine Kategorie und kein Prozentsatz: Diese Maschinen reinigen, sie desinfizieren nicht. Desinfektion ist ein eigener, bewusst gesteuerter Schritt mit eigenen Mitteln, Einwirkzeiten und Aufzeichnungen, und kein Bodenroboter führt ihn aus. Alles, was ein Bericht zur Hygiene sagt, sagt daher etwas über Bodenreinigung – ein Fundament, kein Hygienekonzept.

Für die Größenordnung des Rests ist die Zahl des Handwerks brauchbarer als jede Anbieterschätzung. Der Bundesinnungsverband zitiert in seinem Branchenreport 2025 den Job-Futuromat der Bundesagentur für Arbeit: Nur 3 von 10 Tätigkeiten der Gebäudereinigung sind automatisierbar, gegenüber beispielsweise 7 von 8 Kerntätigkeiten im Verkauf – und der Report hält fest, dass die Branche auf absehbare Zeit ein „people’s business“ bleibt. Für die Nachweisfrage heißt das unmittelbar: Maschinendaten decken den automatisierten Anteil ab, der Rest bleibt menschliche Qualitätskontrolle durch Personal, das immer schwerer zu finden ist – das Thema unseres Artikels zum Personalmangel in der Gebäudereinigung. Ein Reinigungsnachweis, der nur auf Roboterberichten steht, dokumentiert eine Minderheit der Arbeit: präzise, überprüfbar und unvollständig.